三亞市發展和改革委員會
關于遴選“檔案整理及數字化服務外包”項目機構的公告

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關于遴選“檔案整理及數字化服務外包”項目機構的公告

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為加快推進我委檔案數字化建設，推動檔案工作標準化、規范化、科學化、電子化等，并完成對已有庫存檔案數字化工作，實現新增檔案的數字化管理，提高檔案管理現代化水平，確保檔案永久保存，達到相應驗收標準。按照年度工作安排，我委特公開遴選“檔案整理及數字化服務外包”項目機構，有關事項通知如下：

一、項目名稱

“檔案整理及數字化服務外包”項目

二、項目內容及要求

（一）項目內容

該項目頁數估算45萬頁；需對文書檔案、編碼著錄重新規范整理，對以紙質為主要載體的檔案，通過掃描、刻錄、復制等技術手段，將紙質、音像、多媒體證據等檔案轉換為標準化電子檔案，并將符合我委電子檔案管理要求的電子檔案數據導入檔案管理系統，建成資料齊全的電子檔案數據庫，實現檔案查閱、檢索的網絡化、自動化和無紙化，滿足檔案管理工作信息化的工作目標。

（二）項目要求

1.安全性。檔案數字化的首要原則是要保證檔案實體的安全和檔案信息的安全。文書檔案從檔案室搬運開始，經過整理和數字化，最后歸還檔案室，整個過程要求保證檔案不損壞、不丟失、不泄密。加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。

2.原始性。按照文書檔案文件材料歸檔要求，對文書檔案材料進行鑒定、分類、起釘、整理、托表、去污除塵、錄入、打印、編目、刻錄電子數據光盤、裝訂、入盒等工作，在整理過程中不能丟失、不能損壞檔案材料。同時，在檔案數字化過程中，確保檔案信息的原始性，保證檔案中的任何有效信息保持原樣，不覆蓋、不損失檔案的任何原始信息。

3.技術性。本項目原始檔案資料及紙質材料數量較多，需形成海量掃描數字化數據。因此要對檔案情況進行調查分析，確定應該使用的掃描設備，硬件和軟件配置需能滿足本項目需求。檔案數字化格式成果數據：PDF、JPG以及對成果進行全文OCR識別。

4.質量性。服務機構對承接的文書檔案，開展數字化加工工作，項目完成質量要達到《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令）等檔案管理規定相關標準，符合海南省檔案館及三亞市檔案館進館數字化檔案質量要求。

三、服務預算及服務期限

（一）服務預算

檔案整理及數字化服務費采用包干制，控制價為人民幣35萬元（含稅），即包含完成項目內容事項涉及的一切成本和費用。

（二）完成時限

 3 個月內完成所有服務內容（以簽訂合同之日起計）

四、申報相關要求

（一）申報條件

1.本項目不接受聯合體申報，不允許分包轉包；

2.符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條的相關規定，依法注冊設立、具有獨立法人資格的有關社會組織或企事業單位，并有固定的辦公場所和必要的設備條件；

3.《營業執照》經營范圍中具有與檔案整理相關的經營內容；

4.申報單位須具有近三年內（2019年至今）同類項目業績（同類項目是指檔案整理歸檔、檔案數字化相關業務服務外包等），不少于兩項，同時符合資質的數字化辦公設備和專業技術能力；

5.申報單位近三年需未被列入“信用中國”網站失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單、中國政府采購網政府采購嚴重違法失信行為記錄名單；

6.申報單位團隊工作人員應持有檔案人員崗位培訓證書。確保團隊成員在指定工作場所完成工作。原則上確定的人員不允許隨意更換，如更換須經雙方同意。

（二）申報要求

1.報價函（報價函格式自擬）;

2.擬定詳細服務方案，對各項服務內容進行單獨報價；

3.工商營業執照副本、組織機構代碼、稅務登記證復印或三證合一營業執照副本復印件及相關信用資質文件，加蓋單位公章；

4.公司簡介；法人身份證明及授權委托書；報價聯系人身份證明、聯系方式及其他有關證件；

5.通過“信用中國”網站、“信用海南”網站、“信用三亞”網站、中國政府采購網查詢信用記錄，并打印網站查詢結果的截圖，截圖時間以文件發出后的時間為準；

6.承諾函（承諾提供的材料真實有效）；

7.上述申報材料須加蓋申報單位公章，申報單位對所提供文件材料的真實性負責，若發現弄虛作假，將取消申報資格，并按相關規定處理并納入信用記錄。

（三）申報方式

1.符合上述條件且有意參與的單位，請如實填寫附件《檔案整理及數字化服務外包項目承擔單位申報表》，申報表應加蓋檔案整理及數字化服務申報單位公章，通過快遞或其他方式將申報材料（一式4份及蓋章電子版光盤刻錄）密封遞交至三亞市發展和改革委員會（五樓辦公室）；

2.申報截止日期為2022年11月11日18：00（郵寄截止時間以郵戳為準），逾期不再受理。

五、其他事項

1.申報單位自行備份留存申報材料，對所提交的申報材料我委不予退回；如申報材料涉密，須安排專人對接。

2.我委將根據各申報單位的材料，經綜合評選（詳見附件評分標準），確定最終檔案整理及數字化服務單位，遴選結果將在我委門戶網站上公布。

六、聯系方式

聯系人：胡先生

聯系方式：0898—88714870

投訴聯系方式：0898—88205988

上班時間：周一至周五，上午：8:00-12:00,下午：15:00-18:00

地址：三亞市吉陽區月川中路2號三亞市發展和改革委員會

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附件：1.遴選評分表

      2.“檔案整理及數字化服務外包”項目申報表

               三亞市發展和改革委員會

                   2022年11月8日